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10 dicas de como não ter dificuldade durante a implantação de um ERP

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As empresas mais competitivas e digitalmente modernas adotaram novos modelos de negócios. Elas estão inovando e desbloqueando os patamares e limites de valores até então conhecidos. Estes novos sistemas i-ERP são inteligentes, especialmente por utilizar as informações em camadas e com recursos de inteligência autônoma e preditiva, mas como funciona a implantação?.

Neste artigo você entenderá como essa tecnologia mudará a realidade de tarefas como: gestão de estoques, fluxo operacional de importação, conciliação contábil, rotinas de faturamento e cobranças. Vale a pena conferir!

Mas primeiro, vamos entender um pouco mais sobre esses sistemas.

Esses novos sistemas de gestão vieram com o objetivo, de além de ofertar os controles de processos, agregar uma camada adicional de recursos de inteligência autônoma e preditiva.

Em poucas palavras estamos diante de um modelo que visa prever, planejar resultados, recomendar ações e etapas. Enfim, automatizar processos.

Esses sistemas já adotam uma infraestrutura mais moderna, rodando em ambiente Cloud Computing, de forma que o cliente não precise se preocupar em manter uma infraestrutura interna e foque exclusivamente em seus negócios. Hardware, Licenças para Servidores, Políticas de Backup, Mão de obra para a infraestrutura. Tudo isso fica abstraído numa plataforma como serviços.

A experiência guiada ou assistida também é uma novidade. Trata-se de um modelo de plataforma onde o usuário contará com uma gama considerável de conteúdo interativo, que irá guiá-lo e auxiliar durante todo o seu dia a dia, desde o primeiro contato até aqueles momentos que surgirem dúvidas. Esses conteúdos estarão disponíveis em diversos formatos tais como, vídeos, podcasts e até mesmo manuais online.

Outro recurso muito importante são os insights, que virá de uma extensa gama de validações e checagens, contendo as mais diversas regras de negócios e irá sempre interagir com os usuários em diversos momentos. Prevendo situações indesejadas e até mesmo alertando a ocorrência de alguma delas. Tudo isso se potencializa quando aplicamos o aprendizado de máquina, também conhecida como Machine Learning (ML).

Trocar de ERP: Quando devo saber que é a hora certa?

Trocar de ERP, softwares de gestão é algo natural para as empresas. Em determinado momento, é necessário se ajustar e adaptar, principalmente quando se entende que o atual sistema não atende mais da forma que a sua empresa necessita.

Porém, pensar em substituições/trocar de ERP pode parecer um pouco assustador e muito complicado, o que leva muitas empresas a desistirem de buscar novas soluções e acabarem acomodadas em um software que não permite e às vezes nem comporta o crescimento que essa empresa necessita.

Se o objetivo de uma empresa é o seu desenvolvimento, não adianta ficar preso a antigos processos que impedem seu progresso. A hora de implementar um novo software é agora!

E quais são os erros mais comuns neste momento de implementação de um sistema ERP?

Falta de planejamento

No topo da lista, claro, o planejamento aparece como o maior entrave de todo tipo de inovação em uma organização. A falta de planejamento é um grande erro, pois essa etapa define quais são os objetivos de implantar um sistema de gestão. Afinal, com a realização de um bom planejamento, você conhece bem a sua empresa, suas fraquezas e os departamentos que mais se beneficiam com o ERP, deixando tudo muito mais claro.

Se, efetivamente, o seu propósito consiste em otimizar os negócios por meio do sistema ERP, defina prioridades, etapas, métodos e os meios necessários para uma mudança sólida e promissora.

Compete ao planejamento compreender como o sistema de gestão deve ser programado, a fim de adequá-lo para que atenda às necessidades da empresa — e esses detalhes devem ser mostrados ao fornecedor.

Preço é realmente o fator mais determinante?

Errado! Muitos gestores se preocupam apenas no fator custo, e isso pode ser o início de uma série de problemas na implementação de um sistema ERP. Ao definir o sistema de ERP que será implementado na empresa, é importante também considerar as características da companhia, como o porte, as atividades desenvolvidas e o ramo de atuação.

Antes de pensar no investimento, é necessário fazer uma série de reuniões com diversas equipes a fim de estabelecer quais são as prioridades. Após levantar minuciosamente as especificidades de sua empresa chega a hora de optar por um Software que atenda como um todo, independente do valor, ele deve estar de acordo com o levantado. Claro, é importante pensar no custo, se está no budget, mas se estiver muito longe das prioridades é melhor nem pensar em implementar, pois pode ser uma grande do de cabeça.

Fator pressa, achar que o sistema precisa ser implementado o mais rápido possível

Óbvio que isso não pode acontecer. Existe aquele velho ditado “A pressa é inimiga da perfeição’’, e ele cabe perfeitamente neste contexto. Um sistema é algo complexo, envolve uma série de camadas, e operações adjacentes.

A implementação do sistema ERP ocorre por etapas e pode, inclusive, durar vários meses. Isto porque é preciso levar em conta a infraestrutura e os recursos de segurança da organização, realizar testes, efetuar o treinamento de pessoal e integrar os departamentos, entre outros procedimentos que consomem tempo e que não podem simplesmente ser “pulados”.

Não desativar os sistemas antigos

Erro gravíssimo que acontece mais do que imaginamos. Após a implementação de um sistema não deve ser mantido de forma nenhum o anterior. Um profissional que está acostumado com sua rotina cria uma série de empecilhos para a utilização do novo software, então ele busca o que fazia anteriormente se ainda estiver disponível, assim ocorre um desencontro de informações que pode gerar perdas ou custos no futuro.

Este é o momento de encorajar os colaboradores a saírem da sua zona de conforto e aprenderem procedimentos novos. Claro, tudo isso aliado a um treinamento!

Falta de treinamento e capacitação

O treinamento é ponto fundamental para a boa utilização do software, pois com ele é possível extrair tudo que for possível da ferramenta. Muitas vezes empresas investem um alto custo na compra da licença e usam apenas 30% do que o sistema é capaz.

Sendo assim, invista muito em treinamentos e certifique-se de que aqueles que ocuparão cargos administrativos de sua empresa tenham competência para operar o sistema plenamente. Assim, você garante o sucesso do processo e das atividades de seu negócio, melhorando os resultados!

Desconsiderar o tipo de licenciamento do software

No mercado existem centenas de softwares disponíveis, e cada um deles opera de uma forma. O software pode ser instalado em sua própria estrutura ou a empresa fica a cargo do banco de dados/servidor em caso de Cloud Computing.

Atualmente os mais ofertados são nas modalidades SAAS (Aluguel de Licença) e ON PREMISE (Compra da licença) e cada uma dessas formas tem uma particularidade que pode ou não combinar com a demanda de sua empresa.

Vale ressaltar que as modalidades de instalação citadas apresentam características distintas. Por isso, considere as necessidades do seu tipo de negócio ao analisar a melhor opção para a implementação do seu ERP.

Não investir em segurança de dados

O ERP da sua empresa precisa ter os recursos necessários para segregar os acessos por grupo de usuários ou perfil, garantindo que somente pessoas específicas acessem determinados dados. Mas isso é apenas o primeiro passo: termos o recurso. O segundo passo é como fazer uso e empregar as melhores práticas de mercado.

Hoje a segurança também trabalha de forma paralela com compliance, que é um outro tema correlato que também é uma tendência. Compliance é você conhecer, fiscalizar e garantir que todos os procedimentos estejam em acordo com o que foi estabelecido e imposto, tanto por legislação quanto por normas e procedimentos internos. E a segurança de dados não fica de fora disso.

Esquecer as manutenções na infraestrutura de TI

A manutenção da infraestrutura é parte fundamental da estratégia de qualquer empresa para garantir o sucesso do negócio. Hoje, toda organização conta com o apoio da tecnologia e com os benefícios que ela traz.

A adoção de qualquer sistema afeta diretamente a infraestrutura de TI de uma companhia. Nesse sentido, após a implementação de um sistema de gestão organizacional, a empresa deve estar apta para alterar os seus programas de manutenção de TI.

Sendo assim, algumas tarefas devem ser adicionadas, como a realização de atualizações no software, melhoria da infraestrutura de rede e novas formas de acesso. Dessa maneira, o desempenho de outros serviços não será afetado diretamente pela nova ferramenta.

ERP não opera milagres

Acredito que este seja o ponto de partida para o fracasso de uma implantação de software. Sem uma boa gestão, um planejamento correto que envolva todos os setores, não adianta acreditar em uma ferramenta milagrosa.

A empresa deve ser capaz de ser conduzida com eficiência desde antes da adoção de um ERP, de modo que esta ferramenta lhe possibilite otimizar todos os processos e entregar o resultado que dela se espera.

Muitas empresas acreditam erroneamente que ao comprar um ERP os problemas nos fluxos de trabalho irão se resolver. Na verdade, sem uma boa e firme gestão, que definirá todos os procedimentos, nada mudará.

Não escolher um fornecedor qualificado

Existem muitas marcas no mercado que oferecem softwares de gestão empresarial nos mais variados preços. Porém, o valor não é um fator fundamental, mas sim a qualidade dos serviços prestados, o tipo de suporte oferecido e o treinamento que será dado após a implantação. Diante disso, avalie as opções disponíveis minuciosamente.

Essa decisão é muito direcionada ao momento em que a decisão está sendo tomada, decidindo migrar ou não para um novo sistema.

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César Schroeder

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