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Gestão da informação: como ajuda a mitigar erros em COMEX?

A tecnologia foi gradualmente integrada a diversos processos de um negócio. Maior mobilidade operacional, redução de custos, flexibilidade e segurança das informações.

Além disso, a possibilidade de automatizar rotinas trouxe maior competitividade para as empresas, tornando-as mais inovadoras e com uma alta capacidade de lucratividade. E a gestão da informação tem papel fundamental nesse contexto.

Para a área de COMEX, investir em softwares integrados permite um total controle sobre cada etapa do processo de importação, proporcionando extrema visibilidade e agilidade na disponibilização das informações.

Vejamos como a gestão da informação pode ajudar na mitigação de erros em um COMEX. Continue a leitura!

gestão da informação

O que é gestão da informação?

A necessidade de rapidez na troca de informações, não importando a distância entre empresas e pessoas, levou a mudanças significativas nos processos de importação e exportação, como maior agilidade e qualidade, processos integrados e redução de custos.

A gestão da informação nada mais é que a organização das informações e dados de uma empresa. Ou seja, é o processo de identificar, classificar, processar, armazenar e disseminar as informações, de modo que possa atender aos mais diversos usuários e às necessidades do negócio.

Com a crescente disseminação de tecnologias e ferramentas, empresas passaram a contar com uma série de benefícios, porém com uma maior probabilidade de riscos.

Documentos eletrônicos (planilhas, Notas Fiscais Eletrônicas, etc.) e documentos físicos (contratos, recibos, etc.) fazem parte do dia a dia das empresas. Dessa forma, gerir toda essa informação é um grande desafio.

A gestão da informação garante que os dados sejam mantidos e controlados adequadamente, caso contrário, a empresa sofrerá sérios prejuízos tanto em sua gestão quanto em sua operação.

Como funciona?

Os riscos de segurança da informação devem ser gerenciados por meio de controles e ferramentas adequadas, como o estabelecimento de uma política de segurança, a análise de riscos e estratégias. Assim, é possível antecipar possíveis falhas, como adulteração de documentos eletrônicos ou mesmo a parada de processos.

Isso significa que sempre que um erro ou falha ocorre, há a possibilidade de todas as atividades de um setor serem interrompidas. Isso impacta diretamente nos índices de produtividade, na capacidade da empresa em se manter competitiva e na sua lucratividade.

A gestão da informação vai identificar e mapear as vulnerabilidades que podem impactar negativamente a rotina da empresa, permitindo que a companhia possa criar mecanismos para a gestão, mitigação e a redução de riscos a médio e longo prazo.

Além disso, é fundamental que todos os profissionais envolvidos nas rotinas de identificação, mitigação e eliminação das falhas sejam continuamente treinados para aplicar medidas preventivas e corretivas rapidamente.

Como ela atua no COMEX?

A adoção de um sistema de gestão da informação facilita a comunicação e o gerenciamento de processos, promovendo uma maior produtividade e eficiência.

A gestão da informação de comércio exterior facilita os trâmites burocráticos relacionados à importação, melhorando a relação de clientes e fornecedores, oferecendo maior segurança na troca de informações.

Não é incomum encontrar empresas que ainda realizam seus processos à mão ou apenas utilizam aplicativos genéricos, com poucas funcionalidades e limitados a algumas funções.

O uso de software para comércio exterior é a solução para a automatização e melhor gestão de todos os processos, garantindo a veracidade das informações e disponibilizando agilmente relatórios para o processo de tomada de decisão.

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