Entenda a importância da análise e conferência documental no comércio exterior

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Bem sabemos que para efetuar exportações ou importações no território nacional são exigidos uma série de documentos que comprovem a origem e destino das mercadorias, além de muitas outras informações, como valores, tributações e etc. Perante esse contexto a analise documental se faz necessária para garantir que todos os quesitos informacionais estejam registrados de forma coerente e otimizada.

Conheça melhor os motivos que tornam está conferência tão importante!

O que deve ser feito na análise e conferência documental no comércio exterior?

O primeiro passo é saber distinguir os documentos que são obrigatórios em todas as situações daqueles que são obrigatórios apenas em situações específicas.

Um bom exemplo dessa distinção é a Proforma, documento de importação cuja finalidade é firmar a negociação entre o importador e o exportador. Em alguns casos ela se faz necessária para a geração da L.I prévia, esta, por sua vez, deve ser gerada antes da fatura comercial (Invoice).

No caso deste segundo documento citado, documento oficial fiscalizado pelo governo e obrigatório dentro do processo de importação, é preciso estar bem atento (a), pois nas conferências deve-se ter em mente que as informações apresentadas ao governo devem estar de acordo com as que estão registradas no software de comércio exterior utilizado em sua empresa.

 

Atenção! Evite esforços e gastos financeiros

Qualquer diferença pode acarretar sérias consequências à importadora/exportador. Principalmente no que consta a informações sobre origem, destino, valor, peso, estas devem estar sintonizadas milimetricamente.

Ainda é preciso cuidar para que as conferências documentais sejam mantidas atualizadas, sempre feitas o mais rápido possível após a lavragem do documento, pois existem algumas ações a serem tomadas caso sejam encontradas inconsistências. Quanto mais cedo encontradas estas divergências mais fácil será a realização da sua correção.

Imagine, por exemplo, num processo de importação, cuja mercadoria exija o registro de L.I, caso seja encontrado algum erro neste documento antes do registro da D.I é possível ajustá-lo gerando uma L.I substitutiva com os registros corretos. Agora pense se a inconsistência for descoberta apenas após o registro da D.I… Você não irá querer lidar com o esforço e gastos financeiros necessários para corrigir esta situação.

O que deve ser feito pós conferencia?

Após analisados e sem nenhuma inconsistência encontrada, o próximo passo é garantir a integridade dos documentos. Para isto você pode utilizar alguns softwares ERPs destinados ao segmento de comércio exterior disponíveis no mercado. É ainda melhor se o que você escolher possuir o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), garantindo assim que as informações estejam seguras.

Falaremos mais de como fazer está conferência documental de forma eficaz nos próximos artigos. Fique ligado (a)!

Enquanto isso, com a chegada das datas comemorativas do final de ano não esqueça ou atrase a sua análise documental para que seu novo ano se inicie com novas oportunidades e livres de dores de cabeça.

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