Planilha em Excel: conheça os riscos para o controle das empresas

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Para uma empresa que opera no segmento de comércio exterior, seja prestando serviço ou efetuando operações de importação ou exportação, a gestão e controle – operacional, financeiro, fiscal, entre outros – das operações são de extrema importância para seu funcionamento, e ter um acesso às informações e dados de forma rápida e clara são imprescindíveis para um bom resultado.

Para conseguir ter estes controles ou até mesmo fazer o levantamento dos custos de uma operação, algumas empresas fazem a utilização de planilhas eletrônicas como, por exemplo, o excel.

Por que as planilhas em Excel são utilizadas?

Normalmente, estas empresas recorrem a este tipo de controle pelo fato de estarem iniciando as atividades neste segmento e não fazem o investimento em um software que ofereça recursos necessários para que sejam geradas todas as informações. Mas há, também, aquelas que possuem um software, mas o mesmo não permite o controle total de uma operação ou integração entre os setores operacionais e financeiro por exemplo.

Fazer uma análise de uma operação através de planilhas pode ser rápido, mas não é 100% seguro e confiável, uma vez que depende do fator humano para efetuar o preenchimento e manter atualizados os dados inseridos, podendo acarretar em diversos problemas com seu uso.

 

Riscos do uso de planilhas em excel

Neste artigo será possível analisar alguns riscos e motivos que apontam o porquê não utilizar planilhas com a finalidade de controlar suas operações.

Lidar com informações

Relacionar informações variadas pode ser um grande problema, uma vez que o programa não permite a integração entre um arquivo e outro, sendo necessário realizar uma análise separadamente, ou com diversas planilhas diferentes, dificultando então o serviço e o levantamento de informações, como por exemplo, saber o custo aduaneiro real de determinada operação, ou de mais de uma operação de um mesmo cliente.

Há grandes chances de existirem diversos arquivos com o mesmo conteúdo, contendo apenas pequenas mudanças, principalmente se o trabalho for compartilhado com mais pessoas, facilitando então a desordem e a perda de informações, uma vez que a versão desejada pode ser perdida ou não distinguida das demais, assim como informações apagadas erradamente.

Segurança

A segurança das planilhas em Excel é outro problema, pois podem ser acessadas por qualquer pessoa, não ficando em sigilo as informações da empresa. Outro agravante é que quando se põe senha e a mesma é esquecida, os arquivos não podem ser recuperados, perdendo o acesso a dados importantes e horas de trabalho.

Mobilidade

A mobilidade das planilhas em Excel é um dos problemas principais, pois são salvas em um computador, sendo necessário fazer diversas cópias e por vezes não sendo possível seu compartilhamento – muitas vezes, perde-se o controle das revisões do arquivo – para acessar em outros equipamentos, podendo prejudicar a gestão, pois como as informações de uma planilha com outra não estão interligadas, os dados estarão incompletos, e caso, apenas uma planilha seja salva em outro dispositivo poderá ocasionar erros.

A necessidade de transferência de diversos arquivos, também dificultam o acesso às informações dependendo do dispositivo eletrônico utilizado, como por exemplo, visualizar diversas planilhas em um celular.

Vivemos um mundo onde quase tudo é WEB, portanto quando as informações não podem ser acessadas online, seu acesso tende a ficar sujeito aos arquivos salvos pelos usuários, que podem esquecer de atualizar, salvar com outro nome, inserir dados errados ou até mesmo, enviar de forma equivocada o arquivo de uma empresa para outra.

No caso de um fechamento de processo, imagine a dor de cabeça para que a situação seja contornada, perde-se tempo e principalmente a confiança do seu cliente, que poderá deixar de operar com a sua empresa, indo para seu concorrente. E, se ocorrer algum problema técnico no computador? A mesma pode ser perdida, sendo necessário realizar todo o trabalho novamente.

A planilha pode ser individual e estar salva em apenas uma máquina, não permitindo o compartilhamento com outros usuários automaticamente, portanto, sempre que algo for mudado será necessário realizar o envio dos arquivos para os demais usuários, dificultando e atrasando a troca de informações.

Vamos imaginar o caso de um novo cliente que te solicitou uma previsão de custo de uma operação para decidir se vai fechar com sua empresa ou não, imagina ter que aguardar todos os envolvidos enviarem as informações para o analista montar esta previsão? Seu concorrente não vai deixar este cliente aguardando, com certeza deverá fazer uso de uma solução onde todos os seus setores envolvidos façam uma integração das informações em apenas uma plataforma.

Trabalho manual

As planilhas em Excel proporcionam maior probabilidade de erros e falhas, pois os dados devem ser inseridos e atualizados nestas planilhas manualmente, e às vezes por mais de um usuário, aumentando as chances de erro, pois as informações, fórmulas e cálculos podem ser digitadas ou incluídas em lugares errados.

Da mesma forma, podem surgir erros a partir da diferença na forma de utilização de cada usuário, – uma vez que cada um possui uma forma de realizar sua tarefa – e caso estes usuários, responsáveis por utilizar uma mesma planilha não executem as atividades de registro.

Também pode ocorrer confusão, acarretando em erros que só serão percebidos futuramente, fazendo com que a apuração das informações nestas planilhas levem os gestores a tomar uma decisão com base em dados errados, podendo fazer a empresa a ter sérios prejuízos. Tal situação pode ocorrer na entrega da prestação de contas de uma operação ou até mesmo na apresentação de um follow up para um cliente, fazendo ele ficar insatisfeito com o serviço prestado pela sua empresa.

Atrasos

Outro fator de atraso é que muitas vezes as planilhas em Excel são salvas em arquivos distintos, dificultando o levantamento de dados e até ocasionando perda de informações, pois o usuário, conforme a pressão da entrega destes, pode inserir uma informação equivocada, ou pior, esquecer de incluir algum dado importante. Isso pode ocorrer na apuração dos custos aduaneiros de uma operação no momento de gerar a nota fiscal de entrada, por exemplo, ocasionando depois na emissão de uma nota complementar, onde seu cliente não ficará muito feliz, ou, a sua empresa terá que absorver o custo.

As planilhas em Excel também ocasionam atrasos para a tomada de decisão, pois será necessário analisar uma planilha diferente de cada setor ou assunto dentro de uma empresa, já que as informações são atualizadas de acordo com as mudanças ocorridas no dia a dia e de acordo com a disponibilidade de cada usuário, que é o responsável por gerar estas informações.

Perda de clientes

Além de atrasar os procedimentos e decisões, a utilização de planilhas em Excel no controle de uma operação de importação pode ocasionar perda de clientes, uma vez que este necessita a cada dia mais, receber de forma mais ágil e precisas sobre o andamento das suas operações, desde o pedido de compra até a nacionalização e entrada da mercadoria em seu estoque.

O uso das planilhas em Excel para pequenas empresas pode funcionar, mas é um risco. Entretanto, nas empresas de médio e grande porte que efetuam análises através destas planilhas, o risco se torna ainda maior, uma vez que possuem um fluxo maior de operações, possuindo então maior probabilidade de ocorrência de erros, que podem ser muito prejudiciais a empresa.

As empresas precisam lidar com diversos dados e informações dentro de sua operação, como emissão de documentos fiscais, entrega e recebimento de produtos e materiais, pagamentos, entre outras coisas. Para que todas estas informações sejam analisadas no decorrer dos acontecimentos, é de extrema importância o uso de softwares de gestão que acompanhe as demandas empresariais, permitindo maior flexibilidade e integração entre os departamentos, com recursos e automações para atender todas as necessidades da empresa.