O que é a solicitação de numerário?

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A solicitação de numerário é o documento que auxilia as tradings e despachantes a identificar e solicitar a seus clientes os valores necessários para darem andamento no processo de importação, permitindo a partir disso o controle de gastos em seus processos e também fazendo com que tenham um menor desembolso para seguir com a operação.

Sabemos que este tipo de controle financeiro nos processos por vezes é complexo e demanda atenção e assertividade para evitar transtornos no desenrolar da operação.

Quando a importação é feita por conta própria não existe uma necessidade de uma documentação mais formal com um controle prévio dos gastos do processo, a não ser para um controle pessoal de gastos, o que é bem válido para evitar surpresas e possíveis desgastes.

Porém quando este tipo de processo é terceirizado (que é o caso da importação por conta e ordem por exemplo), uma documentação com uma previsão de valores a serem gastos é útil para a empresa contratada já ter o valor dos custos do processo em caixa, o que pode evitar possíveis complicações se estes só fossem repassados no fim do processo.

Entendido isso, podemos definir a palavra numerário como: cálculos de todos os custos de uma importação. E a solicitação deste é a forma como a empresa que está cuidando do trâmites irá informar os custos necessários da operação ao cliente importador.

A solicitação de numerário, se trata de um documento não oficial a nível de fiscalização da receita federal, porém útil em relações entre importador e empresa contratada.

Os itens que podem constar no documento:

  • Cálculos dos impostos da nacionalização da mercadoria
  • Cálculos das despesas do porto, como armazenagem e marinha mercante
  • Impostos da Declaração de Importação (DI)
  • Taxas para emissão de Licenciamento de Importação (LI)
  • Além de outras previstas dentro da normalidade de um processo de importação.

Como garantir que a solicitação será assertiva? E se não for?

Garantir que uma solicitação de numerário será totalmente assertiva é uma tarefa difícil, já que afirmar que não vai haver nenhuma intercorrência durante o processo é impossível, devido a situação comuns em processos de importação como alteração nos valores de câmbio, possível parametrização de mercadoria em um canal diferente do previsto por exemplo, que nem sempre são previstas.

Mas é importante que a empresa responsável pela emissão da solicitação seja entendedora do processo. Tendo conhecimento de quais serão os custos, como os de impostos e documentações, e de qual forma o processo tende a desenrolar. Assim a empresa evita que deixe de ser solicitado algum valor necessário, ou não cobra uma valor muito além do necessário, podendo passar mais confiança ao cliente.

Se o valor gasto de fato até o fim da operação for superior ao solicitado no documento, será necessário uma Nota de Débito para solicitar o reembolso a empresa contrata. Se for inferior, o cliente terá o valor excedido de volta de alguma forma.

Porém, este processo de encerramento da operação pode variar de acordo com a empresa prestadora do serviço. Algumas fazem a cobrança por Nota de Débito, outras fazem o fechamento e enviam via boleto para o cliente no ato da emissão da nota fiscal de Transferência de mercadoria. Mas no caso não há uma regra definida para este fechamento, ficando a cargo da própria empresa definir.

Dificuldade no controle de muitos processos

Cada solicitação de numerário é vinculada a uma operação, e cada operação corresponde a um novo processo de importação. Porém quando uma empresa realiza muitos processos simultâneos (tendo sidos iniciados no mesmo momento ou não) fica difícil ter total controle de quanto foi usado em cada operação separadamente.

Para auxiliar nesta tarefa, com um sistema de gestão qualificado é possível ter um controle separado de cada processo, sabendo quanto foi investido em cada um e como ele se encontra no momento.