Troca de software e migração de dados: saiba quando e como fazer

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Uma empresa passa por diversas fases desde a sua concepção e, durante essas fases de amadurecimento, seja financeira ou intelectual, surge a necessidade de novos controles e até mesmo de ferramentas gerenciais que proporcionem uma informação rápida e assertiva para uma tomada de decisão. Na maioria das vezes, essa necessidade ocasiona na troca de software.

Quando a empresa possui o sistema operacional e suas operações começam a se tornar relevantes, a necessidade de controles gerenciais e contábeis de forma ágil passa a ser gritante para uma tomada de decisão rápida. Normalmente nessa fase percebe-se que um sistema somente operacional não será capaz de levar a empresa para outro patamar.

Pontos importantes da troca de software

Ao cogitar a compra de um novo software ou a melhoria do software atual, vários fatores são considerados:

  1. Grau de Interesse do fornecedor atual em realizar as customizações necessárias
  2. Capacidade do software atual em receber novas tecnologias
  3. Capacidade de entrega das customizações necessárias para atendimento
  4. Tempo disponível da empresa em trabalhar de forma conjunta para o desenvolvimento das novas funcionalidades (não é só desenvolver)
  5. Linguagem que está sendo utilizada atualmente na programação permite uma continuidade da ferramenta por um longo tempo

Outro ponto que não podemos deixar de mencionar que torna a necessidade de troca de software eminente é a descontinuidade do fornecedor da solução utilizada atualmente. Essa nos leva a um patamar de decisão de troca de software muito mais rápido do que os motivos anteriormente apresentados.

Se a empresa optar por fazer a escolha de um novo software, irá enfrentar um novo desafio: a migração de dados.

Quando fazer a migração de dados?

Para responder essa pergunta, há uma série de fatores que devem ser levados em consideração como:

  1. Se os dados considerados obrigatórios no novo sistema existem no sistema antigo
  2. A estrutura de configurações é a mesma, o plano de contas contábil é o mesmo?
  3. A estrutura de provisão de documentos é igual?
  4. A estrutura de baixa de títulos é igual?
  5. Ao importar o movimento, posso fazer a manutenção dos dados do passado?
  6. Haverá garantia de que os saldos contábeis e financeiros irão se comportar de igual forma no sistema anterior?

A decisão de migrar dados de um sistema velho para um novo sistema é uma decisão aparentemente fácil de ser tomada, mas diversos aspectos podem ocasionar problemas. Se a migração não for bem estruturada, a entrada do novo sistema pode ser duramente penalizada por essa migração, principalmente se tiver que utilizar dados antigos (cadastro de pessoas, cadastro de produtos) para as novas operações.

Dessa forma, o escopo da migração dos dados deve ser muito bem definido para que as verificações possam ser realizadas e possam ser planejados os próximos passos de migração dos dados. Para facilitar o processo, um documento de especificação técnica deve ser gerado contendo os seguintes tópicos:

  • Inventário das aplicações envolvidas (localização, plataforma etc.)
  • Diagrama de arquitetura do ambiente;
  • Métodos e ferramentas utilizados na migração (manual, automatizado etc.)
  • Padrões de conectividade de fontes de dados de origem e destino (Dblink, FTP)
  • Requisitos de retenção de dados  (anos/meses, transações em aberto, etc.);
  • Requisitos de linguagem;
  • Requisitos de segurança;
  • Mapeamento/correspondência entre entidades físicas e respectivos atributos;
  • Transformações necessárias;

Verificados esses pontos, a empresa pode chegar a conclusão que este projeto pode não trazer o resultado esperado. Assim, a migração de dados pode representar algo oneroso em tempo e valores gerando um desgaste desnecessário para empresa.

Mas como resolver a questão da migração de dados, caso a migração não seja feita?

A resposta pode ser a migração de dados através de ferramentas gerenciais que permitam a exportação de dados de dois sistemas, como por exemplo uma ferramenta de BI. Esse recurso poderá ser utilizado de forma perene pela empresa, não sendo um recurso/esforço não reaproveitado.

Essa decisão é muito direcionada ao momento em que a decisão está sendo tomada, decidindo migrar ou não os dados para um novo sistema ou para um BI, ou mesmo desistindo dessa migração de dados.

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